En entreprise, les présentations sont partout : en réunion stratégique, en rendez-vous avec des prospects, en soutenance d’appels d’offres, pour des lancements de produits…
Mais si l’exercice est incontournable, il n’en demeure pas moins très critiqué. La faute à de trop nombreuses erreurs dans la préparation de ces événements si cruciaux.
On avait déjà abordé 5 erreurs dans un précédent article, on continue avec 5 erreurs de plus à éviter pour être plus efficace dans cet exercice !
Erreur n°1 : sous-estimer l’importance de l’exercice
Nous le disions rapidement en introduction, la présentation se retrouve dans pratiquement tous les processus de l’entreprise. Et souvent à des moments clés : quand il faut convaincre.
Convaincre un prospect de devenir client, convaincre son n+1 d’adopter des recommandations stratégiques, convaincre ce client que nous avons la meilleure réponse à son appel d’offre, convaincre les employés que cette restructuration leur est bénéfique, etc.
Et pourtant, voici comment cela se passe, dans le cadre d’un processus commercial par exemple : on investit des milliers d’euros sur Google Ads, dans des outils de marketing automation, de prospection commerciale, dans un CRM de top niveau… pour générer des leads et des opportunités. Et au moment de conclure, quand le prospect est en face de nous, on utilise un support de présentation dont on a confié la réalisation à un stagiaire en marketing.
D’ailleurs, l’étude que nous avons réalisée l’a démontré : 66% des répondants déclarent consacrer moins d’une demie-journée à la création du support et à la préparation d’une présentation.
C’est pourtant quand notre interlocuteur est en face de nous, lors d’une présentation, qu’il nous faudra le convaincre. Il serait dommage de tout gâcher au dernier moment.
Erreur n°2 : vouloir être exhaustif
Un autre problème que l’on rencontre en présentation est le fait de vouloir être exhaustif.
L’exemple parfait de ce point est la soutenance d’appel d’offres. Pour ceux qui l’ont déjà vécue, cette soutenance est l’occasion de défendre une réponse, préalablement présentée dans un mémoire technique, à l’oral devant un jury. Seulement, la plupart des entreprises réalisent cette soutenance en reprenant le cahier des charges et en présentant l’intégralité du mémoire technique à l’oral. Pourtant, le jury l’a déjà lu. Pour être efficace, une présentation de soutenance n’a donc pas à présenter de façon exhaustive le mémoire technique. Au contraire, elle doit aller plus loin que cela, pour montrer qu’on a compris l’esprit attendu, les enjeux profonds de la cible, et que la philosophie de la réponse est la meilleure façon d’y répondre.
En présentation commerciale, le problème est le même. Une erreur classique est de commencer l’exercice par une présentation en long et en large de l’entreprise. Mais, en introduction du moins, le prospect se fiche bien de qui vous êtes. S’il est là, c’est parce qu’il a un problème à résoudre et qu’il veut savoir si vous êtes en capacité de l’y aider. Plus tard, il faudra lui démontrer que vous êtes la meilleure entreprise pour le faire. Et, à ce moment-là, il faudra sélectionner les bons arguments pour le rassurer. Inutile de parler de votre implantation internationale si votre prospect a besoin d’être rassuré sur la réactivité et la disponibilité de votre support client…
Encore une fois, vouloir être exhaustif risque de noyer l’information pertinente. Il est plus efficace de sélectionner uniquement les arguments adéquats selon l’objectif recherché.
Erreur n°3 : croire qu’une présentation efficace, c’est avant tout du design
“Bonjour, nous souhaiterions améliorer le design de notre deck commercial pour qu’il soit impactant”.
Cette phrase est tirée d’une demande de contact réalisée sur notre site internet. Le fait est que la plupart de nos clients nous contactent d’abord pour des besoins de design de leurs supports de présentation.
Evidemment, le design est important, capital même, pour donner plus d’impact à l’information et que la forme serve réellement le fond. Mais il vient dans un second temps quand on veut réaliser une présentation efficace.
Toujours selon le baromètre que nous avons réalisé, 68% des présentations sont jugées inefficaces. Les trois premières critiques qui sont faites aux présentations sont :
- Trop d’informations
- L’orateur lit ses slides
- Le manque de structure de la présentation
Ce n’est jamais une question de design. Les principaux reproches qui sont faits aux présentations, à l’origine du manque d’efficacité, sont tous liés au fond, à la structure des informations.
Erreur n°4 : commencer sa présentation par des affirmations
Commencer une présentation par une affirmation est un piège dans lequel beaucoup d’entreprises tombent. “Nous sommes les seuls à faire ABC”. “Le principal problème des [métiers] est W”… Pourtant, cela est très dangereux. Surtout quand on a peu de faits pour justifier les affirmations que l’on énonce.
En commençant une présentation par une affirmation, on place involontairement l’auditeur dans une posture de jugement. “Ah oui ? Prouve-le moi !”. On se retrouve alors dans une posture défensive où il va falloir justifier ce qu’on a précédemment affirmé. Il devient beaucoup plus difficile de convaincre son audience que si elle était restée neutre par rapport à notre sujet.
Pour éviter cela, il est recommandé de commencer ses présentations par des faits, une situation objective qui ne souffrira d’aucune objection. De ces faits, on pourra alors montrer que la situation n’est pas idéale, ce qui nous mènera à lister une suite de problèmes. Des problèmes dans lesquels l’audience doit se retrouver (a minima dans l’un d’entre eux). Et c’est par cette suite logique, que notre interlocuteur ne pourra pas contester, qu’on arrivera à l’affirmation d’un problème global qui nous arrange et sur lequel l’auditeur sera d’accord.
L’explication est un peu rapide et la mécanique plus complexe que cela. Mais l’idée générale est là.
Erreur n°5 : mettre la forme avant le fond
“Ma slide est trop chargée”. “Je ne veux pas d’animation dans ma présentation”.
Dans la logique de notre point 3, beaucoup de professionnels ont des préjugés sur ce que devrait être un support de présentation. Et ils pensent à la forme avant même de s’être intéressés au fond.
Une slide trop chargée est-elle problématique ? Cela dépend. Dans le cas où l’on souhaite démontrer la complexité de quelque chose, que l’audience se dise que cela est trop compliqué pour elle, on peut volontairement charger une slide. D’ailleurs, on pourrait concevoir une slide qui va se charger de nouveaux éléments au fur et à mesure de notre discours, pour finir par être surchargée d’informations. Tout dépend de l’objectif recherché.
Faut-il ou non mettre des animations dans ses slides ? Cela dépend. Encore une fois, l’animation est un outil. Dans le cadre d’une présentation orale, assistée par un support, il est souvent difficile de suivre le discours de l’orateur. Pour l’audience, il sera beaucoup plus simple de suivre cette pensée si elle se construit progressivement à l’écran. Dans ce cadre, l’animation est un outil qui peut être très utile. Comme précédemment, tout dépend de l’objectif recherché.
Pour construire une présentation efficace, la forme doit être au service du fond. Le maquettage et le design d’une présentation interviennent donc une fois les objectifs et le plan bien définis.
Pour conclure
Puisqu’elle est au cœur de processus clés, la présentation joue un rôle essentiel en entreprise.
La négliger s’avère dangereux, car c’est dans ces moments critiques que vous devez être le plus persuasif. Comme nous l’avons évoqué, une présentation et un support bien conçus doivent vous permettre d’y parvenir.
Cependant, de nombreuses erreurs, qu’elles soient liées à la stratégie ou au design, peuvent affaiblir votre message. Nous en avons déjà identifié certaines ensemble. Si vous souhaitez aller plus loin et créer des présentations vraiment percutantes, Prezman, agence PowerPoint experte en stratégie et design de présentation, est là pour vous accompagner. Parlons-en !
