128 milliards d’euros. C’est le montant global que représentent les 186 000 marchés publics recensés par l’Observatoire économique de la commande publique (OECP) en 2021.
Une manne financière colossale pour le développement des PME comme des grandes entreprises. Pour y accéder, les processus de réponses aux appels d’offres sont longs et exigeants, avec la soutenance orale comme bouquet final. Un exercice particulier qui est le juge de paix entre les derniers candidats.
Comment la réussir ? C’est ce que nous allons voir dans cet article !
Qu’est-ce qu’une soutenance d’appel d’offres ?
La soutenance d’appel d’offres, c’est le moment où tout se joue. Ni plus, ni moins.
Cela fait des semaines, des mois, que vous travaillez sur la réponse à un appel d’offres stratégique pour le développement de votre entreprise. Après l’identification de l’opportunité, l’évaluation de la faisabilité du projet, la construction de l’équipe et du dossier de candidature, vous avez été sélectionnés pour défendre votre réponse à l’oral.
Mais vous n’êtes pas seuls. La soutenance, c’est l’étape finale du processus d’appel d’offres. Le moment où le commanditaire va départager les entreprises ayant réalisé une proposition satisfaisante.
Une dernière présentation qui devra être convaincante pour démontrer que vous êtes la bonne entreprise pour les accompagner dans ce projet. Les enjeux sont élevés, il faudra que votre présentation soit à la hauteur !
Comment bien préparer sa soutenance ?
1- Récupérer les éléments de contexte
Le prérequis d’une présentation bien conçue, c’est d’en maîtriser le contexte. On ne mettra pas les mêmes choses en avant si on s’adresse à un CEO, un DSI ou un DAF. Ou s’ils sont tous présents. Il y a donc tout un tas d’éléments à connaître pour bien appréhender ce moment.
Quand aura lieu la présentation ? Où ? Qui composera le jury ? Combien de temps durera-t-elle ? Quel est l’ordre de passage ? Le matériel à disposition ? Qui composera votre équipe ?
Assurez-vous d’avoir le maximum d’informations possible en amont de la préparation de votre soutenance.
2- Définir l’objectif de la soutenance
Si on regarde objectivement le contexte, la soutenance d’appel d’offres n’est ni plus ni moins qu’une présentation commerciale, certes un peu particulière. L’objectif principal reste donc de vendre.
Pour cela, il est capital de bien identifier et de comprendre les attentes profondes de votre cible et en quoi vous y répondez vraiment. Nous parlons ici de l’état d’esprit de la réponse, au-delà de la description technique du cahier des charges (tous les acteurs présents à la soutenance y répondent plus ou moins).
Que cherche à atteindre votre cible à travers ce projet ? Quels sont ses enjeux ? Ce sont ces motivations là qui vous intéressent pour sortir du lot.
3- Concevoir le plan stratégique autour de cette présentation
Maintenant que votre objectif est défini, il va falloir construire le plan stratégique qui vous permettra de l’atteindre en mettant en avant votre proposition de valeur.
Pour cela, il faudra identifier les éléments importants qui servent ce plan. Evidemment, dans le cadre d’une réponse à un appel d’offre, vous répondez à un cahier des charges. Il est donc obligatoire de rappeler que votre réponse est parfaitement conforme aux attentes.
Mais ce n’est pas suffisant. C’est un prérequis pour participer à la soutenance et vos concurrents auront également respecté ce cahier des charges. Ce que votre présentation doit démontrer, c’est que vous avez compris l’esprit attendu, les enjeux profonds de votre cible, et que la philosophie de votre réponse est la meilleure façon d’y répondre (par rapport à d’autres choix qui pourraient avoir été faits par vos concurrents).
Pour faire la différence, votre présentation doit également appuyer sur les points où vous avez été plus loin que ce qui était attendu. Elle doit faire rêver pour donner à votre audience envie de voir le projet se réaliser et montrer que vous êtes motivés et capables de le faire.
Car c’est l’une des principales craintes des commanditaires : la faisabilité réelle du projet. Il faut donc être rassurant sur la mise en place de la proposition qui doit sembler désirable et facile pour tous les acteurs (pour ceux qui amènent le changement comme pour ceux qui le subissent : salariés, riverains, etc.).
4- Construire le discours et le support de présentation
Votre plan est prêt, il vous reste maintenant à construire le scénario de votre soutenance. Sélectionner et regrouper les arguments clés qui viennent appuyer votre plan. Distinguer ce qui sera dit, par qui, de ce qui sera montré visuellement sur votre support (comme lors de l’adaptation d’un livre au cinéma).
Une fois que cela est fait, vous pouvez ouvrir PowerPoint et construire le support de votre présentation. Evidemment, devant l’enjeu d’une soutenance d’appel d’offre qui peut peser des centaines de millions d’euros, le design de votre support doit être à la hauteur. Pas question de le bâcler avec votre masque d’entreprise générique.
Nous parlions plus tôt de faire rêver le jury avec votre projet. L’effet waouh produit par votre support de présentation est un levier très puissant lors de ce type d’exercice.
5- Répéter, répéter, répéter
Enfin, nous ne le répéterons jamais assez, une soutenance d’appel d’offres, comme n’importe quelle présentation orale, nécessite de l’entraînement. D’autant plus qu’elle amène généralement plusieurs personnes à prendre la parole à tour de rôle.
Il est donc capital d’organiser des répétitions générales pour s’assurer que tout soit fluide et que chacun connaisse son rôle. La préparation est également le meilleur moyen de réduire le stress pouvant être lié à l’enjeu. Surtout si des membres de votre équipe sont moins habitués à l’exercice que ne peuvent l’être des commerciaux par exemple.
Les erreurs à éviter lors d’une soutenance d’appel d’offres
Nous avons accompagné de nombreux clients dans cet exercice particulier, ce qui nous a permis d’identifier les principales erreurs qui peuvent vous nuire. Logiquement, elles font échos aux conseils que nous avons partagé ci-dessous.
La principale erreur que nous avons constatée est que la plupart des répondants restent dans la description technique de la réponse au cahier des charges. Ils n’apportent pas de vision, ne font pas rêver le jury. Bref, ils ne montrent pas qu’ils ont compris les attentes réelles de la cible et n’arrivent donc pas à rendre la réalisation du projet désirable.
L’autre écueil largement partagé est le manque d’éléments de réassurance. Nous le disions, l’un des principaux soucis du commanditaire est lié à la faisabilité du projet et la facilité de mise en place. Il faut donc en tenir compte. Etre capable de le rassurer sur ce point, de montrer que le processus est maîtrisé et que le changement sera bien accompagné peut faire la différence.
Voici globalement les principaux éléments pour réussir votre soutenance de réponse à un appel d’offres. Si nous ne devions retenir qu’un conseil, ce serait de ne pas sous-estimer cet exercice. Les appels d’offres représentent de vrais leviers de croissance commerciale pour les entreprises et les soutenances en sont le point d’orgue. On a parfois tendance à croire que le plus dur a été fait avec le dossier de candidature. Mais la soutenance sert à départager tous les candidats qui répondent aux exigences du client. Elle est donc cruciale pour sortir du lot et créer de la désirabilité pour votre projet. Au risque de finalement s’écrouler devant la ligne d’arrivée.
Vous souhaitez être accompagné pour votre soutenance d’appel d’offre, pour construire une stratégie et un design de présentation à la hauteur de vos enjeux ? Prezman a déjà accompagné de nombreux clients (Eiffage, Eurovia, Hub Safe, Veolia…) sur ces sujets et nous serons ravis d’en parler avec vous, contactez-nous !
