Le rapport d’activité est un grand classique des documents de communication en B2B. Relativement proche de la présentation corporate dans son approche, il va permettre à l’entreprise de faire le bilan de ses réalisations sur une période donnée. L’enjeu principal est donc de bien concevoir ce document pour qu’il transmette à ses lecteurs le message que vous souhaitez faire passer.
Comment le concevoir ? C’est ce que nous allons voir ici.
C’est quoi un rapport d’activité ?
Un rapport d’activité est un document professionnel qui résume les réalisations, les statistiques, les progrès et les performances d’une entreprise ou d’un projet. Bref, il s’agit d’une synthèse de l’activité d’une entreprise sur une période spécifique (l’exemple classique étant le rapport d’activité annuel) qui offre une vue d’ensemble de son état actuel et qui permet de prendre des décisions éclairées pour l’avenir.
Le rapport d’activité est un moyen efficace de communiquer des informations cruciales aux parties prenantes internes et externes. Investisseurs, collaborateurs, partenaires commerciaux et clients, tous peuvent être concernés par ce document pour des raisons diverses. Des cibles multiples aux attentes différentes qui complexifient la réalisation d’un document efficace.
Les enjeux de ce type de document sont donc très proches de ceux d’une présentation corporate dans le sens où il va vous permettre de peindre l’image de l’entreprise telle que vous voulez qu’elle soit vue, à un instant donné.
Comment rédiger un rapport d’activité ?
La rédaction d’un rapport d’activité sous PowerPoint demande une approche méthodique et bien structurée.
Quel est l’objectif de votre rapport ?
Comme souvent, la première étape ne se passe pas dans PowerPoint. Avant de commencer à rédiger votre rapport d’activité, vous devez déterminer clairement son objectif. Identifiez votre public cible et surtout ce que vous souhaitez communiquer via ce rapport.
Comme nous le disions précédemment, les difficultés de l’exercice sont multiples : les cibles peuvent être très différentes et leur intérêt pour ce document divergent. Il faut donc être clair sur l’objectif de base de ce document.
A l’instar de la présentation corporate, et contrairement à une présentation commerciale, le rapport d’activité est centré sur l’entreprise plutôt que sur les besoins de la cible. Il est l’occasion de représenter l’image que vous voulez donner de votre entreprise. L’objectif est le même, convaincre l’audience, mais le moyen de le faire est différent.
Valoriser un choix stratégique qui ne porte pas encore ses fruits dans les chiffres, mettre en avant des réussites, justifier des ralentissements ou des manques… Être au clair sur objectif de votre rapport d’activité vous aidera à sélectionner les informations pertinentes et à adapter le ton et le style de rédaction en conséquence. Pour qu’il communique les messages que vous souhaitez mettre en avant.
Recueillir les informations
Pour créer un rapport d’activité complet et précis, vous devez recueillir toutes les informations pertinentes. Consultez les données financières, les statistiques de performance, les indicateurs clés de performance (KPI) et tout autre élément significatif. Le tri se fera à la prochaine étape. N’hésitez pas à collaborer avec différentes équipes et départements pour obtenir des perspectives variées et complémentaires.
Identifier les arguments clés
Voilà l’un des enjeux de ce type de document. Si le recueil d’informations peut être fastidieux, choisir les bons éléments pour appuyer vos arguments est une autre affaire. En effet, on manque rarement d’informations et de documents potentiellement exploitables… Il peut donc être difficile de faire le tri.
Une fois les informations rassemblées, il faut identifier les arguments clés que vous souhaitez mettre en avant dans votre rapport. Ces arguments doivent répondre à l’objectif défini précédemment et mettre en lumière les réalisations importantes, les défis surmontés et les opportunités futures. Utilisez des exemples concrets pour étayer vos propos et renforcer la crédibilité de votre rapport.
Réaliser le plan et rédiger son rapport d’activité
Organisez votre rapport d’activité en créant un plan bien structuré. Commencez par une introduction claire qui présente le contexte et l’objectif du rapport. Ensuite, développez chaque argument clé dans des sections distinctes, en fournissant des explications détaillées et des données à l’appui. Veillez à garder une progression logique dans votre récit pour que le rapport soit cohérent et facile à suivre pour le lecteur.
Designer son rapport
La présentation visuelle joue un rôle crucial dans la création d’un rapport d’activité attrayant. Évidemment, ce document doit respecter la charte graphique de votre entreprise. Mais comme il s’agit d’un élément de communication important, il n’est pas question d’utiliser votre masque PowerPoint basique.
Un rapport d’activité, pour être percutant, doit avoir un design soigné et attractif. Une forme qui sera adaptée et au service du fond. Un sujet sur lequel il peut être pertinent de se faire accompagner par des spécialistes. Un rapport bien conçu aura un impact plus significatif sur votre audience.
Attention : un rapport d’activité écrit est différent d’un support de présentation orale
Voici un écueil classique des présentations PowerPoint. Le rapport d’activité, tel que nous l’avons présenté ici, est généralement un support écrit destiné à être lu. Il n’est donc pas question de le présenter tel quel à l’oral, au risque de perdre complètement votre audience.
Alors que le rapport écrit doit être exhaustif et contenir tous les détails importants, le support de présentation orale doit être concis et se concentrer sur les points essentiels. Comme pour tout exercice de présentation, il doit être complémentaire et venir en soutien du discours.
Il est donc capital de retravailler le support pour l’adapter à cet exercice spécifique. Les diapositives devront être retravaillées : le plan peut évoluer, une grande partie du texte sera supprimée pour laisser place au discours de l’orateur, certaines informations pourront être représentées visuellement sous une autre forme (graphique, schéma, tableau, image, vidéo), etc.
Pour être efficace et convaincant, la création d’un rapport d’activité sous PowerPoint nécessite une approche méthodique ainsi qu’une présentation visuelle attrayante. Des points sur lesquels il est parfois difficile d’être objectif quand on est à l’intérieur du projet.
Si vous souhaitez l’accompagnement d’une agence PowerPoint spécialisée pour structurer votre rapport et réaliser un design époustouflant, nous serons ravis de répondre à vos enjeux !
