PowerPoint reste l’outil incontournable pour réaliser des présentations. Une affirmation confirmée par la récente étude que nous avons réalisée, où vous étiez 83% à privilégier PowerPoint pour vos présentations. Un outil fluide et intuitif qui, selon l’utilisation qu’on en fait, peut être un formidable support pour convaincre votre audience.
Mais il y a une fonctionnalité qui peut être à la fois très pratique, ou très prise de tête, dans la création d’un support de présentation : le masque PowerPoint. A l’origine, celui-ci est pensé pour faciliter la création de présentations visuellement attrayantes ou l’homogénéisation des supports au sein d’une entreprise. Mais lorsqu’il est mal conçu, il devient rapidement une contrainte pour l’utilisateur. A tel point que certains collaborateurs ne l’utilisent simplement plus.
Qu’est-ce qu’un masque PowerPoint ? Pourquoi l’utiliser ? Comment faire des masques que vos collaborateurs voudront utiliser ? Voici les questions auxquelles nous allons répondre dans cet article !
C’est quoi un masque PowerPoint ?
Nous vous le disions, nous retrouvons au moins un masque dans chaque présentation PowerPoint. Il s’agit du modèle contenant toutes les informations liées au thème et à la mise en page de la présentation. Couleurs, arrière-plans, polices… Le masque contient toutes les informations dont vous avez besoin pour avoir une mise en page récurrente lorsque vous ouvrez un fichier.
Vous pouvez y accéder dans le menu “Affichage > Masque des diapositives”.
Pourquoi utiliser un masque de diapositive ?
Le masque a plusieurs utilités. La principale étant d’assurer une cohérence graphique entre vos différentes présentations.
Vous pouvez par exemple y fixer le logo de votre entreprise, un motif particulier, définir des polices, etc. En jouant sur différents formats de diapositives, le mode masque vous donne la possibilité de créer des styles prêts à l’emploi. Ainsi, moyennant un peu de temps pour maîtriser les différents paramétrages possibles, vous pourrez fournir à tous vos collaborateurs un fichier PowerPoint avec un masque prédéfini. Et qui respecte la charte graphique de votre entreprise ! L’idéal pour assurer une cohérence entre vos différentes présentations.
Enfin, en théorie. En pratique, les choses sont un peu plus compliquées. En effet, on constate dans pratiquement n’importe quelle entreprise que, malgré l’existence de masques chartés, les présentations sont très différentes d’une personne à l’autre. Certains ne les utilisent même pas du tout. Si la faute peut être partagée par les collaborateurs en question, le plus souvent, cela est lié au masque en question…
Pourquoi vos collègues n’utilisent pas votre masque PowerPoint d’entreprise ?
Revenons aux bases. L’objectif d’un masque PowerPoint est d’avoir à dispositions plusieurs types de slides pour faciliter l’utilisation et créer facilement son contenu en piochant selon ses besoins. Cela permet à chacun de gagner du temps, d’être homogène et d’avoir un résultat plus ou moins joli selon les compétences graphiques du créateur du masque.
Seulement voilà, les créateurs du masque n’ont pas toujours des compétences graphiques particulières. Certains masques sont simplement moches. Les collaborateurs ne les utilisent donc pas. Mais cela peut être assez simplement évité en utilisant des templates prêts à l’emploi, comme on peut en trouver sur Envato par exemple.
Mais cela présente d’autres complications. En effet, malgré des masques relativement “jolis” de base, on peut trouver de grandes différences entre les présentations de deux collaborateurs. Et cela vient aussi du masque. Ils laissent soit trop de libertés techniquement aux utilisateurs, soit pas assez. En réalité, ces templates tout prêts ne sont pas adaptés à VOS besoins et aux spécificités de votre métier.
Comment créer des masques PowerPoint qui seront vraiment utilisés ?
C’est souvent à ce moment-là que nous intervenons. Voici notre retour d’expérience sur ce sujet. Pour créer des masques qui donneront envie, le premier point incontournable, c’est déjà qu’il soit beau.
Avoir un support au design attrayant, que vos collaborateurs seront fiers d’utiliser, est une condition de base. Celui-ci doit également respecter la charte graphique de votre entreprise pour assurer une cohérence entre vos différents supports.
Encore une fois, vous pourrez trouver des designs élégants sur Envato, mais ils ne seront pas adaptés à votre métier. Chaque entreprise a ses spécificités. Par exemple, un cabinet de conseil qui répond à des appels d’offres aura besoin de slides présentant des CVs. Ce qui n’est pas le cas d’un éditeur de logiciels. D’autres auront besoin de gabarits avec beaucoup de graphiques, certains métiers de plus d’images ou de texte, etc. Il faut donc être capable de construire des designs qui seront adaptés à vos contenus. C’est ce que nous faisons chez Prezman, en concevant des masques inspirés de cas concrets tirés des présentations utilisées actuellement dans votre entreprise.
Ensuite, il existe deux niveaux de complexité différents lorsque l’on crée des masques :
- Un niveau simple :
Il s’agit de construire un masque de base, solide et beau, qui correspondra aux besoins les plus classiques. Il comprend 7 à 8 layouts différents. Une slide de couverture, un gabarit de sommaire, une slide pour les séparations de section/chapitre, un modèle avec du texte uniquement, du texte + une image, une slide avec un tableau, une avec 3 colonnes et une diapositive vide avec juste un titre.
Cela permet d’avoir une cohérence dans le placement des titres, logo, couleurs, tableaux, colonnes, en les retrouvant toujours aux mêmes endroits.
Mais ça ne règle pas tout. Vos collaborateurs restent libres et s’ils font des copier-coller depuis d’autres présentations, ils risquent rapidement de ruiner le style de votre masque.
- Un niveau très complet :
Ici, il s’agit de présenter toute une collection de dispositions types inspirées de votre utilisation réelle au quotidien. Évidemment, il faut trouver le juste milieu entre beaucoup de choix et trop de choix. Le but n’est pas de passer 30 minutes à trouver le modèle adapté au milieu de centaines de possibilités. Sur la base de l’analyse de vos présentations actuelles, l’idéal est d’aboutir à un nombre de modèles compris entre 20 et 40. C’est selon nous le bon ratio pour avoir du choix sans être perdu.
On pourra y ajouter quelques slides “boîte-à-outils” qui vont comprendre différents types de pictogrammes aux couleurs de l’entreprise par exemple. Vos collaborateurs pourront y piocher ce dont ils ont besoin.
Enfin, il faudra être vigilant aux informations et aux designs qui sont figés dans l’espace éditeur du masque et ce qui sera modifiable directement dans des modèles de diapositives.
Pour conclure, le masque est une fonctionnalité très utile de PowerPoint. Bien utilisée, elle permet de créer rapidement des présentations élégantes et homogènes par vos différents collaborateurs. Cependant, un masque mal adapté est vite rejeté par les équipes ou complètement détourné selon les cas. Ce qui est parfois pire que de ne pas en avoir.
Dans ce contexte, travailler avec une agence spécialisée PowerPoint comme Prezman vous aidera à avoir un masque adapté à vos besoins et qui donnera envie à vos collaborateurs de l’utiliser. Parlons-en !
