Les appels d’offres constituent une manne financière colossale pour les entreprises qui y répondent. Rien que les 186 000 marchés publics recensés par l’Observatoire économique de la commande publique (OECP) en 2021 représentaient un potentiel de plus de 128 milliards d’euros.
Mais pour y accéder, il faut passer par des processus souvent longs et fastidieux. Sans garantie de succès. Il est donc important de les aborder correctement pour maximiser vos chances de les remporter.
Comment faire ? C’est ce que nous allons voir dans cet article !
Avant de démarrer : comment marche un appel d’offres ?
Avant de rentrer dans la description du processus pour voir comment être plus efficace et en remporter davantage, il est toujours bon de rappeler de quoi nous parlons. Un appel d’offres est un processus utilisé par une organisation pour solliciter des propositions de la part de fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires de services pour la réalisation d’un projet spécifique ou l’achat de produits ou services.
Ce processus, très encadré, permet à l’acheteur de comparer différentes offres sur la base d’un cahier des charges prédéfinis, en veillant à la transparence et à l’équité entre tous les participants.
Comme nous le disions en introduction, les appels d’offres, qu’ils soient publics ou privés, représentent des opportunités considérables pour les entreprises car les montants sont généralement élevés. Il est donc capital de ne pas prendre ces affaires à la légère pour se donner toutes les chances d’y répondre correctement.
Les différentes étapes pour répondre à un appel d’offres
Les processus de réponse à appel d’offres sont bien définis et passent par plusieurs étapes incontournables :
1- Identifier les appel d’offres
Il existe plusieurs moyens de faire votre veille pour identifier les appels d’offres auxquels vous pourriez répondre :
- Les plateformes en ligne spécialisées et les sites gouvernementaux (Bulletin officiel des annonces de marchés publics – BOAMP, le Journal officiel de l’Union Européenne – JOUE)
- Les journaux officiels et les publications spécialisées
- Les ressources des chambres de commerce et des associations professionnelles
- Faire travailler votre réseau. Soyez actifs et en veille sur les réseaux sociaux et communiquez auprès de votre réseau pour qu’ils vous relaient les appels d’offres qui pourraient vous intéresser.
2- Récupérer et analyser le DCE
Une fois l’appel d’offre identifié, il va falloir récupérer le DCE correspondant.
Le DCE, c’est le dossier de consultation des entreprises. Il s’agit de l’ensemble des documents élaborés par l’acheteur public destinés aux entreprises intéressées par le marché.
Dans ce dossier, vous pourrez trouver tous les éléments utiles pour l’élaboration de votre candidature et de votre offre. Inutile de dire qu’il vous faudra en faire une analyse approfondie pour construire une réponse pertinente. Nous y reviendrons.
3- Rédiger et soumettre le dossier de candidature
Après avoir pris connaissance du DCE, il vous faudra désormais constituer votre dossier de candidature pour y répondre. Au-delà de contenir vos offres financières et techniques, ce dossier permet à l’acheteur de s’assurer de la recevabilité de votre candidature ainsi que des capacités financières, techniques et professionnelles de votre entreprise pour répondre à son besoin. On y retrouve :
- Une lettre de candidature
- Des documents légaux (DC1, DC2, DC4 ou DUME)
- Une présentation de l’entreprise justifiant de ses capacités à répondre
- Une offre tarifaire
- Un mémoire technique. Ce document est le cœur de votre réponse. Il s’agit du document “commercial” décrivant votre proposition de réponse. Il est déterminant pour montrer à l’acheteur que vous avez compris son besoin et que votre réponse est la plus adaptée pour y répondre. Même si votre offre tarifaire est plus élevée que vos concurrents, ce document peut (doit) le justifier pour faire la différence.
4- La soutenance d’appel d’offres
Nous y reviendrons plus tard, la soutenance d’appel d’offres est une étape cruciale du processus. Après consultation des candidatures, l’acheteur reçoit les différents prestataires pour défendre leur dossier à l’oral.
Il s’agit donc d’une présentation de votre réponse devant un jury, qui peut complètement retourner la situation suite à la comparaison des dossiers de candidature écrits. Une étape à ne surtout pas négliger.
5- Résultats et analyse
Enfin, après un processus souvent long et fastidieux, que l’appel d’offres soit gagné ou perdu, vous serez notifié par l’acheteur.
Si vous avez remporté l’appel d’offres, félicitations.
Si votre candidature pour l’appel d’offres est rejetée, vous êtes en droit de demander les justifications de ce rejet. Mais il s’agit plutôt d’un devoir ! Comme nous le disions, les appels d’offres représentent des opportunités importantes pour les entreprises et il est donc capital de pouvoir comprendre pourquoi vous avez perdu pour faire mieux la prochaine fois.
Et justement, quels sont les points importants à améliorer pour remporter plus d’appels d’offres ? C’est ce que nous allons voir maintenant avec un expert du sujet.
Comment remporter plus d’appels d’offres ? Les conseils de Nicolas Gonzalez
Chez Safesquare, dont le métier est d’assurer la sûreté des aéroports, les appels d’offres représentent plus de 90% de l’activité commerciale. Autant dire que leur importance est capitale dans le développement de l’entreprise.
Ils ont donc naturellement développé une expertise particulière sur ce sujet, dont Nicolas Gonzalez, directeur du développement, nous explique les points clés.
1- Un processus clair et bien rôdé
Dans nombre d’entreprises, les appels d’offres se passent ainsi :
- On apprend un peu tard l’existence d’un appel d’offres auquel on pourrait répondre
- Une équipe projet se réunit pour discuter du DCE et décider de se lancer dans la réponse
- Chacun construit sa partie du dossier de candidature quand il a le temps, en parallèle de son travail quotidien
- On finalise le dossier au dernier moment, après plusieurs nuits blanches pour répondre à temps
- La réponse à l’appel d’offre échoue et tout le monde a perdu son temps
C’est la malheureuse réalité d’un grand nombre d’entreprises qui n’ont pas structuré leur processus de réponse à appel d’offres et qui s’attaquent à ce sujet de façon opportuniste.
Mais quand les choses sont menées ainsi, elles aboutissent rarement et le temps (colossal) qui y a été consacré est définitivement perdu.
Le premier levier d’efficacité pour remporter un appel d’offres est donc de mettre en place un processus clair, précis et efficace pour y répondre.
Chez Safesquare, il se découpe ainsi :
- Un chef de projet (Nicolas) étudie le DCE
- Après étude du dossier avec le DG, un Go/No Go est donné pour construire une réponse, sur la base d’une liste de critères objectifs
- Organisation d’une réunion de lancement avec l’équipe projet
- Création d’un dashboard de suivi partagés et d’un dossier partagé pour gérer la documentation en commun
- Réunions d’avancement quotidiennes (15 min) + points d’étapes à plusieurs moments clés, jusqu’à la consolidation de la candidature et le dépôt de la réponse.
Le plus de l’expert :
Ce qui nuit le plus à une réponse à un appel d’offres, c’est la désorganisation. Des critères de Go/No go qui ne sont pas clairs, des membres de l’équipe projet qui viennent en réunion sans avoir lu le DCE, etc. Pour y pallier, ils ont créé plusieurs documents qui leur permettent de gagner en efficacité et en objectivité (une checklist de critères pour le GO/No go, une liste de lecture à remplir par les membres avant la réunion de lancement, etc).
2- Une équipe projet aux rôles définis
L’équipe, c’est le cœur du réacteur pour construire une réponse pertinente. Elle se découpe en plusieurs parties :
- Le coeur
On y trouve deux types de rôles. L’exécutif, qui est la personne responsable de la tenue des deadlines et qui tranche quand les prises de décisions ne sont pas unanimes. Le chef de projet, qui répond à l’exécutif et réalise ou fait réaliser les activités.
Ces deux rôles peuvent être tenus par la même personne, mais ils doivent être clairs et définis. Si tout le monde est responsable, personne ne l’est vraiment. Et le projet n’avance pas.
- L’équipe noyau
Il s’agit des différents membres permanents qui pilotent le projet. Chacun avec son expertise selon son métier (chiffrage, dimensionnement, RH, SI, etc.)
- L’équipe projet
Ce sont les personnes qui viennent en support de l’équipe noyau pour l’aider à réaliser les tâches. Leurs interventions sont ponctuelles en fonction des besoins d’avancement et des expertises de chacun.
Cette structure d’équipe est un exemple de ce qui est pratiqué chez Safesquare. Dans tous les cas, ce qui est important, c’est que les rôles et responsabilités de chacun soient clairement établis. Il est aussi capital de pouvoir identifier qui est le leader et le décisionnaire du projet, afin d’en assurer la bonne tenue.
3- Des outils de pilotages spécifiques et efficaces
Construire une réponse à un appel d’offres est un processus long, fastidieux et complexe.
Pour avoir le maximum de chances d’aller au bout et de le remporter, il faut créer des outils de pilotage adaptés.
Une checklist pour faire un Go/No go objectif, une liste de lecture du DCE pour préparer la réunion de lancement, un dashboard de pilotage pour suivre l’avancement de chacun des éléments de la réponse, un dossier partagé pour mettre en commun les documents, un rétroplanning détaillé avec des étapes et des livrables précis…
Chez Safesquare, c’est la mise en place de ces éléments, et plus particulièrement le dashboard de suivi (réalisé dans l’outil Miro) avec le rétroplanning, qui ont révolutionné leur façon d’aborder les appels d’offres.
4- Bien travailler la soutenance d’appel d’offres
Quand le dossier de candidature est transmis et pertinent, la plupart des appels d’offres proposent aux répondants une soutenance orale pour défendre leur dossier.
Loin d’être une formalité, la soutenance est un moment crucial du processus. Pour Nicolas, “c’est du 50/50 entre le dossier (offre tarifaire et mémoire technique) et la soutenance orale”.
Le problème de cet exercice est toujours le même. Les répondants se présentent à la soutenance vaguement préparés et déroulent un PowerPoint qui reprend le mémoire technique. Chacun des membres de l’équipe présente sa partie, sans lien entre les uns et les autres. Au final, le jury de sélection s’ennuie et la présentation rate sa cible.
Pourtant, les enjeux sont colossaux et la soutenance tient un rôle prépondérant dans le processus.
Lors de la réponse à un appel d’offres particulièrement capital (plus d’1 milliard d’euros étaient en jeu), Safesquare a choisi de travailler avec Prezman pour préparer sa soutenance.
Après avoir découvert l’appel d’offres, l’offre et leur vision pour la réponse, le consultant Prezman a pu challenger la stratégie de présentation, la façon de présenter les arguments et de raconter une histoire autour des messages à faire passer. Ce qui a permis de créer un plan réellement convaincant pour sortir du lot lors de la présentation. Le tout, associé à un design qualitatif pour appuyer les arguments et créer un effet waouh.
Au-delà de la présentation et du support, comme les enjeux étaient importants, Prezman a aussi coaché les équipes de Safesquare, individuellement et collectivement, à la prise de parole en public dans le cadre d’une soutenance.
Résultat, les équipes de Safesquare ont remporté un appel d’offres pourtant mal embarqué.
“L’acheteur nous a dit que nous étions à côté de la réponse attendue sur notre mémoire technique. Mais la soutenance a été très convaincante et nous a permis de leur montrer que nous avions réellement compris ce qu’ils attendaient en termes de philosophie de réponse. C’est ce qui nous a permis de revenir dans la course et de finalement l’emporter.”
C’est suite à cet appel d’offres que les équipes de Safesquare ont aussi restructuré leur processus de réponse, ce qui a grandement professionnalisé leur approche et amélioré leur efficacité.
Comme quoi, la soutenance est un moment crucial qui peut complètement inverser la tendance par rapport au dossier de candidature écrit. Et quand les enjeux sont aussi forts, il ne faut surtout pas la négliger.
5- Créer du lien avec les acheteurs
Enfin, une réponse à un appel d’offre est aussi une question de relations humaines et il est important de créer du lien avec les acheteurs.
Pourtant, le processus d’appel d’offres est très cadré et il est déconseillé d’en sortir. Il n’est donc normalement pas permis d’échanger avec les acheteurs en dehors du processus de réponse. Alors comment faire ?
Pour Safesquare, la réponse à un appel d’offres se travaille toute l’année, même quand il n’y a pas d’appel d’offres en cours. Pour cela, chaque année, ils organisent un grand événement qui réunit tous leurs clients et des prospects, sur une thématique précise de leur métier. L’occasion de réseauter et de faire connaissance avec les acteurs du secteur, en plus de démontrer leur expertise.
Ils participent également aux grands événements sectoriels. Une occasion de plus pour tisser des liens et créer de la confiance.
De son côté, Nicolas se déplace une fois par an au moins à la rencontre des clients Safesquare pour faire un état des lieux du déroulement de la prestation. “Sur un appel d’offre pour le renouvellement d’une prestation, c’est clairement le lien que j’ai pu créer en allant régulièrement à leur rencontre qui nous a permis de remporter à nouveau le contrat”.
Bref, ce sont toutes les activités annexes de l’entreprise (organiser des événements, créer du contenu, aller à la rencontre des clients…) qui permettent de développer la notoriété de la marque, de créer de la confiance avec les prospects sur le long terme, et donc d’avoir plus de chances d’être retenu le jour où un appel d’offres se présentera.
Pour conclure
Nous le disions, les appels d’offres sont des mannes financières importantes qui peuvent grandement impacter le développement commercial d’une entreprise.
Mais ils sont trop souvent traités de façon désorganisée, la faute à un processus mal défini, qui vient en parallèle des tâches du quotidien des membres de l’équipe projet.
Pour se donner les meilleures chances de remporter ceux qui vous intéressent, il est donc capital de structurer le processus et les outils, ainsi que de bien définir les rôles de chacun des membres de l’équipe projet. Et notamment celui qui est chargé de la tenue des délais.
Enfin, nous l’avons vu, la soutenance d’appel d’offres est un moment crucial du processus qu’il ne faut pas négliger. Dans certains cas, elle peut même retourner la situation après un mémoire technique en-dessous des attentes. Il est donc important de la préparer comme il se doit, au risque de complètement anéantir les efforts consentis pour rédiger votre réponse. Pour vous y aider, nous avons justement écrit un article sur la soutenance d’appel d’offres.
Et si vous souhaitez vous préparer comme il se doit pour créer une présentation efficace dans ce contexte, Prezman est une agence PowerPoint spécialisée en stratégie et en design de présentation. Parlons-en.
