La présentation orale est partout en entreprise.
Processus commerciaux, appel d’offres, lancement de produit… Tous ces moments clés donnent lieu à des présentations pour lesquels les enjeux sont importants.
Alors comment être performant dans cet exercice ? C’est ce que nous allons voir.
Qu’est-ce qu’une présentation orale ?
Une présentation orale, c’est quelqu’un qui parle. D’ailleurs, toute présentation est un oral. Une présentation écrite, ça n’existe pas. On parle alors de support présentatif.
Cela peut paraître évident, mais il est toujours bon de le rappeler, notamment pour deux raisons :
- Parce que c’est un exercice central en entreprise.
En effet, la présentation orale intervient toujours à un moment crucial de la vie de l’entreprise : en rendez-vous commercial, en soutenance d’appel d’offres, pour présenter la stratégie de l’entreprise (en interne ou à des investisseurs), pour onboarder de nouveaux salariés, etc.
- Parce qu’on confond trop souvent présentation et support.
Une présentation, c’est quelqu’un qui parle. Cela peut se faire à l’aide d’un support de présentation, PowerPoint ou autre. Trop souvent, on entend les interlocuteurs demander “d’envoyer la présentation”. Par définition, une présentation ne peut pas être envoyée. Si c’est le cas, et que votre support se suffit à lui-même, vous avez un problème…
Justement, voyons les principaux problèmes de la présentation orale.
Les principaux écueils de la présentation orale
Le manque de structure
La présentation orale est un exercice de conviction dans lequel la structure est capitale pour que le message soit bien compris.
Seulement, cela présente plusieurs challenges.
Le premier est de réussir à définir un objectif précis pour sa présentation : qui cherche-t-on à convaincre et de quoi ? Quelle est la promesse qu’on leur fait ? Qu’est-ce qu’on veut lui vendre/lui proposer ?
A partir du moment où on a compris qu’on propose une solution (qu’il s’agisse d’un produit, d’une idée, d’une stratégie à adopter, etc.) qui répond à un enjeu, il va falloir structurer la présentation autour de cela. Il va d’abord falloir faire accepter l’enjeu à son audience, avant de lui faire accepter la solution. C’est de cette façon que l’on construit la logique globale d’une présentation et c’est le principal écueil que nous observons concernant la structure des présentations.
Le second est de ne pas se faire trop influencer par l’outil. Parce que PowerPoint propose de créer une slide après l’autre, nous avons tendance à nous laisser guider par cette façon de faire. L’orateur va créer son support en mettant une idée par slide et cela va avoir un impact conséquent sur la structure de sa présentation. Mais PowerPoint n’est pas un logiciel pour créer des présentations orales. C’est un logiciel pour créer des supports de présentation.
Cette façon de concevoir une présentation est loin d’être pertinente pour convaincre, car notre cerveau ne fonctionne pas ainsi.
La structure de la présentation, le plan pour réussir à convaincre, doivent être conçus à part, bien avant d’ouvrir PowerPoint.
Un support inadapté
Comme nous le disions précédemment, une présentation orale peut se faire à l’aide d’un support (qu’il s’agisse d’un PowerPoint, d’une maquette physique, etc) ou non.
Mais quand on confond présentation et support de présentation, la plupart du temps, le support que l’on emploie n’est pas adapté à l’exercice de la présentation orale.
Lors d’une étude que nous avons réalisée en 2023, les principaux reproches que les professionnels faisaient aux orateurs étaient :
- Trop d’informations
- L’orateur lit ses slides
Deux problèmes liés à un support de présentation inadapté.
Le premier vient du fait que l’on a tendance à vouloir créer un support de présentation que l’on pourrait envoyer à nos interlocuteurs après l’oral. Dans ce cas, le support se suffit à lui-même. Il est donc porteur de quantité d’informations qui viennent nuire à l’exercice de l’oral. Car le spectateur doit choisir entre lire le support ou écouter l’orateur. Cela crée de la confusion et nuit à la compréhension du message.
Le second problème est celui du “slide prompteur”. Parce qu’il ne veut rien oublier, le présentateur a tendance à écrire ce qu’il souhaite dire sur les slides. Cela peut se cumuler à un manque de préparation qui fait que l’orateur maîtrise mal le déroulé de son discours. Dans les deux cas, l’orateur finit par lire ses slides et la présentation devient difficile à suivre pour l’auditoire.
Le manque de préparation
Toujours selon l’étude que nous avons réalisée, 66% des professionnels consacrent moins d’1/2 journée à la création du support et à la préparation d’une présentation. D’après notre expérience, ce temps de préparation est bien insuffisant pour créer une présentation efficace au regard des enjeux.
Combien de temps cela prend-il de concevoir la réponse à un appel d’offre et de la rédiger ? La plupart du temps, cela demande plusieurs jours de travail à une équipe de plusieurs personnes. Mais pour préparer la soutenance, ce moment crucial où il faut convaincre le jury que notre réponse est meilleure que celle de nos concurrents, il suffirait d’y consacrer 2h ?
Et encore, nous n’avons pas pris l’exemple d’une présentation réalisée pour un lancement de produit, qui est l’aboutissement d’un processus encore plus long et complexe.
Pour être vraiment performant et à l’aise dans l’exercice, il faut y consacrer du temps. Que ce soit pour préparer le plan de sa présentation, pour créer son support, ou pour s’entraîner et répéter son discours.
Les fondamentaux d’une présentation orale réussie
L’impact d’une bonne préparation
“La chance ne sourit qu’aux esprits bien préparés”. L’adage est on ne peut plus vrai en présentation.
Si vous voulez créer une bonne présentation orale, il faudra être au point sur les éléments de base :
- Quel est l’objectif de la présentation ?
- Qui est votre cible ? (profil, attentes, motivations, freins, …)
- Dans quel contexte va-t-elle se dérouler ? (durée de la présentation, personnes présentes, matériel à disposition, et.)
Bien préparer ces éléments de cadrage vous permettra de poser des bases solides pour construire votre présentation.
Mais quand on parle de préparation, on parle aussi d’entraînement. C’est-à-dire qu’une fois la présentation construite, il faudra bien préparer sa prise de parole. Cela passe par des répétitions, si possible en situation réelle, pour être sûr que le discours est bien maîtrisé et qu’il fonctionne en harmonie avec votre support.
Dans la plupart des présentations, encore plus lors d’un événement, le timing joue un rôle important. La répétition permet aussi à l’orateur de bien dimensionner son oral par rapport au temps disponible.
Enfin, la répétition permet de s’assurer que tout fonctionne d’un point de vue technique pour éviter les bugs.
On s’adapte d’autant mieux aux imprévus que l’on est bien préparé.
L’importance de la structure pour faciliter l’exercice de conviction
Faire passer des informations à l’oral est un exercice délicat. Ceci pour plusieurs raisons, liées aux limites de notre cerveau.
De nombreuses études se sont intéressées au fonctionnement de notre cerveau cognitif. Toutes arrivent à la même conclusion, notre cerveau n’est capable de traiter qu’un nombre très limité d’informations en parallèle. Orateur, support… Cette limite est vite atteinte en présentation orale.
Heureusement, il existe un moyen de contourner ces limites : la logique pyramidale. L’idée est de voir le discours comme une pyramide, où l’on va présenter successivement les différents éléments. Du haut vers le bas ou du bas vers le haut. En présentant les messages progressivement, en regroupant ensemble les messages connectés, il est possible de faciliter la compréhension par l’audience.Voire de guider son raisonnement pour la convaincre plus efficacement.
L’importance du support pour réussir sa présentation orale
Quand on sait que le nombre d’informations que le cerveau peut traiter est limité, on pourrait se demander si ajouter un support visuel à un discours oral est une bonne idée. Cela ne va-t-il pas surcharger le public d’informations ? Créer plus de confusion ? Ces questions sont légitimes.
Pourtant, se passer d’un support est généralement une mauvaise idée.
- Première raison : + 60%, c’est l’augmentation de la capacité de rétention d’une information quand elle est appuyée par une image, comparée à du texte seul.
- Deuxième raison : une étude menée à l’Université du Minnesota a conclu que ceux qui présentent à l’aide de visuels sont 43% plus convaincants que ceux qui n’en n’utilisent pas.
Le sujet n’est donc pas d’utiliser ou non un support de présentation, mais de la faire correctement.
L’art de parler en public
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, il n’est pas nécessaire d’être un grand orateur pour convaincre en présentation. Laissez-nous vous raconter une petite histoire.
Dans une expérience réalisée par les frères Heath, professeurs à Stanford et à l’Université de Duke, il a été demandé à des étudiants de réaliser une courte présentation devant d’autres étudiants.
Parmi les orateurs, certains étaient anglophones, d’autres non. Résultats : les anglophones étaient plus à l’aise et ont logiquement eu de meilleures appréciations.
Mais les frères Heath ont ensuite évalué le nombre de messages retenus par les auditeurs pour chacune des présentations… Surprise : il n’y avait cette fois aucune corrélation entre la qualité de l’orateur et le nombre de messages retenus.
Cette étude a prouvé 2 choses :
- Si la qualité de l’orateur est appréciée par l’audience, elle ne permet pas de mieux faire passer des messages
- La mémorisation des informations dépend d’abord des contenus et de leur organisation
Il n’est donc pas nécessaire d’être un grand orateur pour être convaincant. En revanche, il faut connaître précisément ce qu’on propose. Le discours doit être bien préparé, il ne faut pas être hésitant et il faut être convaincu de ce que l’on dit. Pour cela, la répétition est clé.
Comment bien débuter une présentation orale ?
“Je commence toujours ma présentation par une petite blague, pour détendre l’atmosphère et retenir l’attention”.
C’est un grand classique des conseils pour bien débuter une présentation… Mais nous vous conseillons d’éviter cela. Commencer une présentation orale par une blague n’améliore pas son impact.
Malheureusement, il n’y a pas de réponse simple à cette question. Cela dépend du contexte.
Ce que nous pouvons tout de même vous dire, c’est que pour bien démarrer une présentation, il faut commencer par l’enjeu. Montrer que vous avez compris le problème de votre interlocuteur (en lien avec ce que vous allez proposer comme solution).
Cependant, pour être pertinent, vous allez préalablement devoir répondre à deux questions liées :
- Est-ce que l’audience à un avis précis sur l’enjeu qu’on va lui évoquer ?
- Est-ce qu’elle est sous pression ? Est-ce qu’elle est impliquée dans l’enjeu et est-ce que l’enjeu est important pour elle ?
Si elle est parfaitement impliquée et qu’elle ne sait pas trop comment le gérer, vous êtes dans une situation idéale. Dans ce cas, on va commencer directement par l’enjeu et ensuite le détailler.
Dans l’autre cas, si l’audience a un avis sur l’enjeu différent du vôtre, ou qu’elle n’est pas vraiment sous pression, il va d’abord falloir déconstruire son opinion. On va alors commencer par une sorte de démonstration progressive qui va déboucher sur l’enjeu que l’on veut mettre en avant. L’exercice ici est de déduire l’enjeu d’une analyse irréfutable, pour repartir d’une base commune et que l’on puisse ensuite avancer vers une solution logique (la nôtre).
Bien conclure sa présentation
Passons maintenant à la conclusion d’une présentation orale.
Pour cela, revenons d’abord sur l’objectif initial de l’exercice. Le but d’une présentation est de vendre son idée. Que la promesse qu’on fait soit acceptée par l’audience. C’est donc ainsi que doit se conclure votre présentation.
Comme la présentation peut être un peu longue, pour bien conclure, il est généralement utile de faire un rappel des principaux éléments de promesse de la présentation : la promesse en elle-même et les bénéfices qu’elle va apporter à l’audience.
Et surtout, évitez la fameuse slide “merci de votre attention”.
Comme nous le répétons souvent, la présentation orale joue un rôle essentiel en entreprise et c’est dans ces moments-là que vous devez être le plus persuasif.
Ces quelques conseil devraient déjà vous permettre d’être plus performants dans l’exercice. Mais si vous souhaitez aller plus loin et créer des présentations convaincantes, Prezman, agence PowerPoint experte en stratégie et design de présentation, est là pour vous accompagner. Parlons-en !
