PowerPoint est partout. Dans les rendez-vous clients, les soutenances d’appels d’offres, les comités stratégiques, les formations internes… Et dans tous ces moments à enjeux, le support de présentation devient le reflet de votre entreprise. De sa clarté. De sa rigueur. De sa capacité à convaincre.
Alors, on a inventé un outil censé nous faire gagner du temps, harmoniser les messages, garantir la cohérence visuelle. Son nom ? Le template PowerPoint.
Mais soyons honnêtes. La plupart du temps, ce template est mal utilisé. Ou pire : pas utilisé du tout.
Et c’est là que le bât blesse. Parce que quand le template PowerPoint est mal conçu ou mal adopté, chacun fait comme il peut… mais personne ne renvoie la bonne image.
Alors comment s’y prendre ?
Thème, masque ou template PowerPoint : de quoi parle-t-on ?
Avant de parler d’efficacité, encore faut-il s’assurer qu’on parle tous de la même chose. Dans le monde de PowerPoint, les termes “thème”, “masque” et “template” sont souvent confondus. Il faut dire que Microsoft lui-même ne simplifie pas toujours les choses.
Mais pour bien construire (et bien utiliser) un template PowerPoint, il faut comprendre la différence entre ces trois éléments.
Le thème PowerPoint
Le thème PowerPoint, c’est la palette graphique de votre présentation. Un ensemble prédéfini de couleurs, de polices et d’effets visuels. Le tout appliqué aux diapositives pour garantir une apparence cohérente et professionnelle, adaptée à votre charte graphique.
Il permet d’harmoniser les éléments graphiques (tableaux, formes, etc.) et le contraste entre texte et arrière-plan pour une meilleure lisibilité. Les thèmes sont accessibles via l’onglet Conception et peuvent être personnalisés selon les besoins.
Le masque PowerPoint
Le masque, c’est la structure invisible sur laquelle reposent vos diapositives.
C’est dans le masque que vous retrouvez toutes les informations liées au thème et à la mise en page de la présentation :
- l’emplacement des titres et des zones de texte,
- la hiérarchie des slides (slide de titre, slide de section, slide de contenu, etc.),
- les éléments figés (logo, numérotation, pieds de page…).
Le masque est un élément essentiel des présentations PowerPoint : c’est lui qui garantit que chaque nouvelle slide soit correctement structurée sans que vos équipes aient à tout reconstruire manuellement.
Le template PowerPoint
Le template PowerPoint (ou “modèle PowerPoint”) est le fichier qui regroupe tout : un thème + un masque + des slides prêtes à l’emploi, selon un cas d’usage donné (présentation commerciale, corporate, etc.)
Il peut donc inclure :
- des slides types préremplies (agenda, présentation d’équipe, chiffres clés, etc.),
- un guide d’utilisation (sous forme de slide ou de note),
- une version déclinée par usage ou par cible (externe, interne, commerciale…).
Le template PowerPoint, c’est l’outil qui va permettre à vos équipes de créer des supports de présentation cohérents rapidement.
Mais pour que ça fonctionne, encore faut-il que le template soit bien conçu — et bien utilisé. On en parle tout de suite.
Le template PowerPoint, un indispensable en entreprise… souvent mal utilisé
Dans l’absolu, tout le monde est d’accord : avoir un template PowerPoint harmonisé, c’est indispensable. Mais dans la pratique, les résultats sont souvent décevants. Slides bricolées, logos mal positionnés, polices qui changent d’une page à l’autre…
A tel point qu’on finit par se demander si le template a vraiment été utilisé.
Si le template est là pour simplifier la vie des équipes, pourquoi est-il si rarement utilisé correctement ?
Le template PowerPoint comme support de l’image de marque
À chaque slide partagée, chaque présentation envoyée, votre entreprise communique une image. Clarté, rigueur, exigence… ou, à l’inverse, amateurisme, confusion, bricolage.
Le template PowerPoint est un outil stratégique : c’est lui qui porte la cohérence de votre image à travers les différents points de contact. Quand il est bien construit :
- il garantit le respect des codes graphiques,
- il installe une hiérarchie visuelle qui facilite la lecture,
- il donne de la crédibilité à vos messages.
Autrement dit, le template est un prolongement de votre plateforme de marque. Mais attention : encore faut-il qu’il soit adapté aux usages des équipes.
Pourquoi vos équipes n’utilisent pas vos templates PowerPoint
Comme nous le disions précédemment, c’est souvent là que le bât blesse. Le template est là. Il a été créé, diffusé. Parfois même, il a été accompagné d’un guide d’utilisation.
Et pourtant, vos équipes continuent à faire comme bon leur semble. Voici les principales erreurs qui expliquent cela :
- Le template est trop rigide. Il ne couvre pas les cas d’usage réels (pitch commercial, appel d’offre, reporting, etc.). Résultat : les équipes le contournent pour pouvoir avancer.
- Le template est mal structuré. Les masques sont incomplets, les zones de texte mal positionnées, les couleurs mal appliquées. Le moindre ajustement devient une corvée.
- Le template n’est pas bien diffusé. Il traîne sur un drive, en version 17-bis, sans que personne ne sache si c’est le bon. Alors chacun repart d’une ancienne présentation en mode copier-coller.
- Personne n’a été formé à son usage. Un bon template n’est pas toujours intuitif. Surtout quand il s’agit d’utiliser les bons masques, de rester dans les bonnes couleurs ou d’intégrer des graphiques.
En clair, ce n’est pas l’intention qui manque, mais l’ergonomie et la pédagogie pour que votre template PowerPoint soit vraiment efficace.
Concevoir un template PowerPoint efficace
Un bon template ne ralentit pas la création de slides, il l’accélère. Il ne crée pas de contraintes, il structure les usages. Et surtout, il permet à n’importe quel collaborateur de produire des présentations professionnelles satisfaisantes, même sans formation en design.
Voici les principes essentiels à respecter pour concevoir un template vraiment utile.
Commencer par les usages, pas par le design
Avant même d’ouvrir PowerPoint, il faut poser les bonnes questions :
- Qui utilise le template au quotidien ?
- Pour quels types de présentations ? (commerciales, internes, direction, recrutement…)
- Quel est le niveau de maîtrise moyen de PowerPoint ? Y a-t-il des contraintes spécifiques (impression, formats hybrides, PDF exporté, animation…) ?
Un template efficace est un outil pensé pour des situations concrètes. Pas une déclinaison graphique figée de la charte.
Construire une vraie bibliothèque de slides types
Nous rencontrons souvent la même erreur sur les templates que nous voyons : ils se contentent de quelques masques “de base”. Mais dans la réalité, vos équipes ont besoin de nombreux éléments :
- tableaux comparatifs,
- slides de chiffre clé ou de citation,
- présentations d’équipe ou de partenaires,
- titres accrocheurs, transitions, calls to action…
Ce sont ces slides-là qui doivent être prêtes à l’emploi, cohérentes, modifiables sans risquer de “casser” la mise en page. Dès qu’un cas d’usage manque à l’appel, les utilisateurs se trouvent obligés de s’adapter. Et sortent du cadre…
Pour que votre template PowerPoint soit utilisable et utilisé, il faut qu’il couvre l’essentiel, si ce n’est l’intégralité, des cas d’usage rencontrés par vos collègues.
D’expérience, un bon template doit comporter entre 20 et 40 slides type et quelques slides “boîte à outils”, qui vont rassembler des pictogrammes aux couleurs de l’entreprise par exemple. L’idée étant que les utilisateurs puissent piocher dedans selon leurs besoins. Encore une fois, si l’élément nécessaire n’existe pas, c’est la porte ouverte à la créativité de vos collaborateurs.
Enfin, pensez à ce que les polices utilisées soient bien disponibles chez tous vos collaborateurs ou qu’elles soient incorporées au template. Si les utilisateurs ne disposent pas des polices sur leurs ordinateurs, il est possible que cela pose des problèmes de compatibilité. Votre présentation sera alors dénaturée.
Aller au bout de l’expérience utilisateur
Le template doit guider, pas frustrer. Pour cela :
- chaque style de texte doit être nommé et utile (“Titre section”, “Bullet point niveau 2”…),
- les couleurs doivent être intégrées dans la palette,
- les options de graphique, SmartArt ou tableaux doivent hériter du thème,
- une slide d’aide peut rappeler les bonnes pratiques d’usage.
Un bon template PowerPoint n’est pas seulement un support graphique. C’est un outil d’alignement entre les intentions de l’entreprise et les usages du quotidien.
Les bonnes pratiques pour déployer efficacement votre template PowerPoint
Concevoir un bon template, c’est une chose. Comme nous l’avons vu, c’en est une autre de le faire adopter durablement par les équipes.
Trop d’entreprises investissent dans un modèle de présentation bien pensé… qui finit oublié dans un dossier partagé. Ou utilisé à moitié, faute d’accompagnement. Voici les leviers à activer pour garantir une adoption réelle et durable du template PowerPoint en entreprise.
Centraliser et diffuser une version unique, à jour, de votre template
C’est basique, mais essentiel : il ne doit y avoir qu’un seul template, toujours à jour, accessible à tous. Si vous commencez à multiplier les versions V1, V1-def, V2, V2-relue, qui circulent par email… vous pouvez être sûr que chacun finira par utiliser la version qu’il a copiée-collée sur son bureau.
Idéalement, le template est stocké directement dans PowerPoint via un template d’entreprise intégré. Dans la plupart des cas, il est conservé dans un espace partagé (SharePoint, Teams, DAM, intranet…), ce qui est tout à fait acceptable.
Documenter son usage
Un template efficace est parfois un peu “invisible”. Pour aider les utilisateurs à en tirer le meilleur parti, il convient de l’agrémenter de quelques éléments :
- ajoutez une slide de présentation au début du fichier avec quelques consignes simples,
- créez un mini-guide d’utilisation (PDF, vidéo, ou slide intégrée),
- précisez les styles de texte, les bonnes pratiques de mise en page, les usages à éviter.
L’objectif est simple : réduire la charge mentale et transformer le template en assistant, pas en obstacle.
Former les équipes… et les sponsors
Même le meilleur template ne sert à rien s’il est mal compris. Pour vous garantir une utilisation optimale, organisez une session courte (30 à 45 min) pour expliquer la logique du template, montrer les masques à utiliser et faire une démonstration sur une présentation réelle.
Pensez aussi à embarquer les managers, directeurs ou responsables de BU. Ce sont eux qui donnent l’exemple… et souvent ceux qui partagent encore des présentations “hors charte”.
Enfin, prenez le temps d’expliquer le pourquoi derrière ce document, l’intérêt d’une présentation PowerPoint efficace et l’impact que cela peut avoir pour l’orateur. On est toujours plus enclin à effectuer une tâche quand on en comprend la portée.
Nommer un ou plusieurs référents
Qui met à jour le template ? À quelle fréquence ? Qui centralise les besoins terrain ? Prévoir une gouvernance claire permet de faire évoluer le template selon les retours utilisateurs,
d’éviter les dérives (ajouts sauvages de slides non conformes) et surtout de créer un point de contact pour les questions, les problèmes, les demandes de formation.
Un bon template est vivant. Il s’adapte aux usages de l’entreprise au fil du temps. A ce sujet…
Impliquer les utilisateurs clés dès la conception
Enfin, pour maximiser l’adoption, le meilleur levier reste l’implication. L’idéal est de recueillir les besoins dès la conception du projet. Pour cela, récupérez les différentes présentations utilisées par vos équipes en amont. Celles-ci vous permettront d’identifier les différents types de slides utilisés, les éléments visuels à prévoir, etc. Le template produit au final n’en sera que plus proche des besoins réels des utilisateurs.
En cours de projet, faites tester le template à une poignée d’utilisateurs volontaires : commerciaux terrain, formateurs internes, responsables marketing ou consultants. Ils remonteront rapidement les points de friction… et seront ensuite les meilleurs ambassadeurs en interne.
Bien utilisé, le template PowerPoint permet à vos collaborateurs de créer rapidement des présentations professionnelles, élégantes et homogènes, adaptées à leurs usages. Cependant, un template inadapté est vite rejeté par les équipes ou complètement détourné selon les cas. Ce qui est parfois pire que de ne pas en avoir.
Dans ce contexte, travailler avec une agence spécialisée PowerPoint comme Prezman vous aidera à avoir un template adapté à vos besoins et qui donnera envie à vos collaborateurs de l’utiliser. Parlons-en !
